Risikoanalyse nach § 5 GwG, Personalkontrollsystem, Unterlagen mit Fristen, Kontrolljournal, Verdachtsfallregister und acht Berichte als PDF. Für externe Geldwäschebeauftragte, Kanzleien und Verpflichtete des Nicht-Finanzsektors. Läuft auf Ihrem eigenen Webspace.
Immobilienmakler, Güterhändler, Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen, Kunsthändler, Treuhänder: Bei einer Prüfung müssen Risikoanalyse, Personalkontrollsystem, Schulungs- und Zuverlässigkeitsnachweise, Kontrollen und Verdachtsfälle dokumentiert vorliegen. Wer das in Ordnern, Excel-Listen und E-Mail-Postfächern sucht, verliert Tage und riskiert Beanstandungen.
Texte und Kriterien des Branchenprofils sind mit den Daten des Mandanten vorbefüllt. Bewerten, freigeben, fertig ist das Dokument mit Deckblatt, Risikomatrix, Maßnahmen und Unterschriftsfeld. Jede jährliche Überprüfung wird eine neue Fassung, alte bleiben als Nachweis erhalten.
Mandantenakte, Checkliste der Unterlagen, Personalkontrollsystem, Kontrolljournal, Verdachtsfallregister, Anforderungsschreiben, Risikoanalyse und Jahresbericht des Geldwäschebeauftragten: acht Berichte mit Ihrem Logo, Stand und Ersteller, so wie die Aufsicht sie sehen will.
Führungszeugnis alle 24 Monate, Schulung und Beurteilung jährlich, Risikoanalyse jährlich, KYC nach Risiko. Alle Fristen rechnen sich selbst. Die Startseite „Heute“ zeigt über alle Mandanten, was überfällig ist und was in 30 Tagen fällig wird.
Kontrolljournal und Verdachtsfälle sind nach dem Speichern unveränderbar, Ergänzungen nur als datierter Nachtrag. Jede Änderung steht mit Benutzer und Zeit im Protokoll. Unterlagen kommen per Upload-Link mit Code direkt vom Mandanten, ohne Zugang zum System.
Viele Betriebe und Standorte in einem System, mit Ampeln je Mandant. Sie sehen morgens auf einen Blick, wo etwas fällig ist, und ziehen jeden Nachweis per Klick.
Steuerberater, Rechtsanwälte und Compliance-Berater, die Verpflichtete betreuen, führen alle Mandate einheitlich, mit Rollen für Mitarbeiter und Nur-Lese-Zugang für den Mandanten.
Ein Betrieb mit einem oder mehreren Standorten: Unterlagen, Personal und Kontrollen so geführt, wie die Aufsicht sie sehen will. Mit dem Branchenprofil passt sich die Akte an Ihr Geschäft an.
Übersicht, Stammdaten & KYC, Standorte, Unterlagen, Risikoanalyse, Personalkontrolle, Transaktionsmonitoring, Kontrolljournal, Verdachtsfälle, Berichte & PDF. Klicken Sie auf ein Bild, um es zu vergrößern.
Jede Zeile ist ein offener Punkt mit Datum, Betroffenen und Art der Pflicht, über alle Mandanten hinweg. Ein Klick führt an die Stelle, an der er erledigt wird. Zeitraum wählbar von 7 bis 90 Tagen.
Rot fehlt oder überfällig Gelb bald fällig Grün erledigt und gültig. Dieselbe Ampel steht an jedem Mandanten, jeder Unterlage, jedem Mitarbeiter und jeder Prüfung.
Alle Betriebe mit Standorten, Mitarbeitern, Stand der Personalkontrolle, Unterlagen, KYC und letzter Kontrolle. Filter nach Bundesland und Status, Suche nach Firma, Ort oder Mitarbeiter. Die Akte zeigt Kennzahlen, Fristen, Personal und die letzten Kontrollen des Betriebs auf einer Seite.
Rechtsform, Handelsregister, Geschäftsführung, wirtschaftlich Berechtigte mit Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Anteil, Vertragspartner wie Wettanbieter oder Franchisegeber, zuständige Aufsicht mit Aktenzeichen, Bestellung des Geldwäschebeauftragten und der Stellvertretung. PEP- und Sanktionsprüfung mit Wiedervorlage nach Risiko (24, 12 oder 6 Monate). Standorte mit Verantwortlichen und Erlaubnisfristen.
Der Unterlagenkatalog folgt dem Branchenprofil des Mandanten: KYC, Vertrag und Bestellung, branchenspezifische Erlaubnisse, Risikomanagement, Behörden, Sonstiges. PDF, Bilder, Word und Excel bis 20 MB, mehrere Fassungen je Unterlage. Unterlagen mit festem Turnus bekommen die nächste Fälligkeit automatisch. Fehlt eine Pflichtunterlage, steht sie rot in der Checkliste und auf „Heute“. Ein Anforderungsschreiben an den Mandanten listet alles Fehlende auf Knopfdruck.
Glücksspiel und Wettvermittlung, Immobilienmakler, Güterhändler (Kfz, Edelmetalle, Schmuck), Kunsthandel, Treuhand- und Gesellschaftsdienstleister, sonstige Verpflichtete. Das Profil bestimmt den Unterlagenkatalog, die Bezeichnungen in den Stammdaten, die Hinweise zu Schwellen und Sorgfaltspflichten und ob der Reiter Transaktionsmonitoring erscheint. Beim Immobilienmakler stehen Erlaubnis nach § 34c GewO und Identifizierungsbögen im Katalog, beim Güterhändler die Bargeldregelung, beim Treuhänder das Verfahren zur Feststellung wirtschaftlich Berechtigter.
Für jeden Mitarbeiter acht Prüfungen in einer Zeile: Führungszeugnis, Lebenslauf und Gespräch, Erstschulung, Jahresschulung, Kenntnisnahme der Arbeitsanweisungen, Belehrung Hinweisgebersystem, Zuverlässigkeitsbeurteilung und Austrittskontrolle. Jede Zelle zeigt Datum und Ampel. Ein Klick auf den Haken trägt die Prüfung mit heutigem Datum ein. Sammelschulung: Thema, Referent, Teilnehmer ankreuzen, einmal speichern, Teilnehmerliste als PDF.
Jede Prüfung mit Datum, Ergebnis, Prüfer und Nachweisdatei. Eintritt setzt alle Erstfristen, der Austritt fordert die Kontrolle, dass Zugänge gesperrt und Schlüssel zurück sind. Dokumentationsbogen je Mitarbeiter als PDF für die Personalakte oder die Aufsicht.
Fehlt ein Führungszeugnis oder ein Schulungsnachweis, erzeugt das Cockpit einen Upload-Link mit sechsstelligem Code. Der Mandant lädt die Datei am Handy oder PC hoch, ohne Zugang zum System. Der Eingang zählt erst, wenn Sie ihn gesichtet und übernommen haben. Links sind 7 bis 60 Tage gültig, fünf falsche Codes sperren den Link, jeder Upload wird protokolliert.
Tageskontrolle, Transaktionsmonitoring, Standortbegehung, Kassenprüfung oder Sonderprüfung: jede Kontrolle mit Datum, Standort, Zeitraum, Ergebnis, Auffälligkeiten und Bearbeiter, nach dem Speichern unveränderbar. Jeder Verdachtsfall bekommt eine laufende Nummer, Sachverhalt, Betrag, Kunde und Standort. Die Entscheidung „gemeldet“ oder „nicht gemeldet“ muss begründet werden, FIU-Meldedatum und goAML-Referenz werden festgehalten, die Fristen aus §§ 46 und 47 GwG stehen direkt im Formular.
Für Glücksspiel und andere bargeldintensive Betriebe: CSV- oder Excel-Export des Kassensystems laden, Spalten werden automatisch erkannt. 16 Prüfregeln für die Wettvermittlung: Einsätze knapp unter der Grenze, Serien, Gegenwetten, Fremdauszahlungen, Mehrfachkarten, gemeinsame Telefonnummern oder Anschriften, Neukunden mit hohen Umsätzen, Länderliste, PEP. Jeder Kunde bekommt einen Risikowert mit Begründung. Die Rohdaten bleiben im Browser, nur das Prüfprotokoll landet auf Wunsch im Kontrolljournal.
Administrator, Bearbeiter und Nur lesen, zum Beispiel für die Stellvertretung, die Geschäftsführung des Mandanten oder einen Prüfer. Das Änderungsprotokoll hält fest, wer wann was angelegt, geändert, gedruckt oder gelöscht hat, und kann nicht bearbeitet werden. In den Einstellungen: Firmenname, Name der Anwendung, eigenes Logo für Kopfzeile, Upload-Seite und alle PDFs.
Sieben Risikofaktoren nach den Anlagen 1 und 2 zum GwG, je Faktor Kriterien mit Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe, eine feste Risikomatrix, die mitgedruckt wird, Quellen, Risikobestimmung und zehn Maßnahmen. Die Texte des Branchenprofils sind mit den Daten des Mandanten vorbefüllt: Firma, Standorte, Mitarbeiterzahl, Geldwäschebeauftragter, letzte Schulung.
Textbausteine je Branche, Platzhalter aus den Mandantendaten. Offene Platzhalter blockieren die Freigabe, damit kein Entwurf durchrutscht.
Jede jährliche Überprüfung wird eine neue Fassung. Freigegebene Fassungen sind eingefroren und liegen unter „Unterlagen“ mit Wiedervorlage in zwölf Monaten.
Die Freigabe setzt die KYC-Risikostufe des Mandanten und damit den Turnus der KYC-Überprüfung. Die Risikoanalyse steht auch im Jahresbericht.
| Bericht | Inhalt |
|---|---|
| Mandantenakte | Stammdaten, KYC, Standorte, Unterlagenstand, Personalübersicht als Deckblatt der Prüfungsakte |
| Checkliste Unterlagen | Alle Pflichtunterlagen mit Stand, Gültigkeit und Fehlanzeigen |
| Personalkontrollsystem | Matrix aller Mitarbeiter mit Prüfungen und Fristen |
| Kontrolljournal | Alle Kontrollen des Jahres mit Nachträgen |
| Verdachtsfallregister | Alle Fälle mit Entscheidung und Begründung |
| Anforderungsschreiben | Fehlende Unterlagen und Nachweise als Schreiben an den Mandanten |
| Risikoanalyse § 5 GwG | Deckblatt, Risikofaktoren mit Matrix-Tabellen, Maßnahmen, Unterschriftsfeld |
| Jahresbericht des GwB | Tätigkeitsbericht an die Geschäftsführung, automatisch aus den Daten des Jahres befüllt |
Dazu je Mitarbeiter ein Dokumentationsbogen und je Schulung eine Teilnehmerliste. Alle Berichte öffnen als Druckansicht mit Ihrem Logo und werden im Browser als PDF gespeichert.
Das Cockpit ist eine Webanwendung. Sie läuft auf dem eigenen Webspace unter Ihrer Domain und ist mit jedem Browser erreichbar, am Schreibtisch, beim Mandanten oder unterwegs. Die Oberfläche passt sich dem Handy an, Prüfungen lassen sich direkt bei der Standortbegehung abhaken.
Der Unterschied ist nur die Zahl der Mandanten. Benutzer, Standorte und Mitarbeiter sind in jedem Paket unbegrenzt.
zzgl. USt.
Für den Verpflichteten, der seinen eigenen Betrieb führt.
zzgl. USt., Einführungspreis
Für Geldwäschebeauftragte, Kanzleien und Berater mit mehreren Betrieben.
zzgl. USt.
Für Verbände, Ketten und Beratungsgesellschaften mit großem Mandantenstamm.
Bei jährlicher Zahlung zwei Monate Rabatt. Ein Paketwechsel ist jederzeit durch einen neuen Lizenzschlüssel möglich. Die Lizenz gilt für eine Installation. Preise netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, Stand Oktober 2026.
Das vollständige Programm mit Installationsanleitung. Ordner per FTP hochladen, install.php aufrufen, fertig. 30 Tage mit einem Mandanten testen, alle Funktionen, alle Berichte.
Demo herunterladen (ZIP)E-Mail an info@gruber-partner.de mit Firmenname, Rechnungsanschrift und gewünschtem Paket. Sie erhalten eine Rechnung, nach Zahlungseingang den Lizenzschlüssel.
Lizenz anfragenEinstellungen → Lizenz, Schlüssel einfügen, speichern. Alle in der Demo erfassten Daten bleiben erhalten. Wächst der Mandantenstamm, wechseln Sie mit einem neuen Schlüssel ins größere Paket.
Für Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 GwG außerhalb des Finanzsektors: Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen, Immobilienmakler, Güterhändler (Kfz, Edelmetalle, Schmuck, Luxusgüter), Kunsthandel, Treuhand- und Gesellschaftsdienstleister sowie sonstige Verpflichtete. Das Branchenprofil wird beim Anlegen des Mandanten gewählt.
Auf Ihrem eigenen Webspace bei einem Hoster Ihrer Wahl. Es gibt keine Fremd-Cloud, keinen Datenabfluss an uns und keine Verbindung zu einem Lizenzserver. Die Sicherung ist ein Download des Datenordners.
Ein Hosting-Paket mit PHP 8.1 oder neuer und SQLite, wie es fast jeder Hoster anbietet, und ein SSL-Zertifikat (zum Beispiel Let's Encrypt). Die Installation dauert etwa zehn Minuten: Ordner hochladen, Schreibrechte setzen, install.php aufrufen. Eine Anleitung liegt bei.
Alles bleibt lesbar und exportierbar, Änderungen sind gesperrt, bis ein Lizenzschlüssel eingetragen ist. Ihre Daten gehen nicht verloren.
Per E-Mail an info@gruber-partner.de mit Firmenname, Rechnungsanschrift und Paket. Sie erhalten eine Rechnung, nach Zahlungseingang den Lizenzschlüssel per E-Mail. Der Schlüssel wird in den Einstellungen eingetragen.
Ja, jederzeit. Ein neuer Schlüssel schaltet das größere Paket frei, die Installation bleibt unverändert.
Nein. Das Cockpit unterstützt die Erfüllung der Pflichten nach dem Geldwäschegesetz und liefert die Nachweise, ersetzt aber nicht die eigene Verantwortung des Verpflichteten und des Geldwäschebeauftragten. Auf Wunsch übernehmen wir als externe Geldwäschebeauftragte die Betreuung Ihres Betriebs.
Gruber & Partner betreut als externe Geldwäschebeauftragte Verpflichtete des Nicht-Finanzsektors in ganz Deutschland, vor allem Wettvermittlungsstellen. Das Compliance-Cockpit ist das Werkzeug, mit dem wir selbst täglich arbeiten. Jede Funktion beantwortet eine Frage, die eine Aufsichtsbehörde tatsächlich gestellt hat.
Schreiben Sie uns. Wir antworten mit Rechnung und Lizenzschlüssel oder zeigen Ihnen das Cockpit vorab mit Beispieldaten in 30 Minuten.
Gruber & Partner · Compliance · Management · Systems
Alen Gruber, Geldwäschebeauftragter
E-Mail: info@gruber-partner.de · Web: www.gruber-partner.de
