Hinweisgebersystem einrichten

Hinweise von Mitarbeitern sind oft der schnellste Weg, Fehlverhalten zu erkennen. Wir unterstützen Sie beim Aufbau einer internen Meldestelle, die gesetzliche Anforderungen erfüllt und das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter gewinnt.

Wer braucht ein Hinweisgebersystem?

RechtsgrundlageWer ist verpflichtet?
Hinweisgeberschutzgesetz (§ 12 HinSchG)Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten; bestimmte Finanzbranchen unabhängig von der Größe
Geldwäschegesetz (§ 6 Abs. 5 GwG)Alle Verpflichteten nach dem GwG – ohne Mindestgröße. Mitarbeiter müssen Verstöße unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität melden können.

Fehlt eine nach dem HinSchG erforderliche interne Meldestelle, droht ein Bußgeld von bis zu 20.000 € (§ 40 HinSchG). Auch für kleinere Unternehmen ist ein Meldekanal sinnvoll: Er zeigt Aufsichtsbehörden und Geschäftspartnern, dass Compliance ernst genommen wird.

Unsere Leistungen

  • Bedarfsanalyse: Welche Pflichten gelten für Ihr Unternehmen, welche Themen sollen gemeldet werden können?
  • Meldekanal: Einrichtung eines sicheren Online-Meldeformulars mit anonymer Meldemöglichkeit und verschlüsselter Speicherung – direkt auf Ihrer Website
  • Interne Meldestelle: Auswahl, Schulung und fachliche Unterstützung der zuständigen Personen
  • Verfahrensordnung: Ablauf von Eingang, Prüfung, Folgemaßnahmen und Dokumentation
  • Datenschutz: Ergänzung Ihrer Datenschutzhinweise und Lösch-Konzept (Dokumentation grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss)
  • Kommunikation: Information der Mitarbeiter über Meldewege und den Schutz vor Repressalien

Was ein gutes Hinweisgebersystem ausmacht

Vertraulichkeit

Die Identität der hinweisgebenden und der betroffenen Personen ist geschützt (§ 8 HinSchG).

Einfach erreichbar

Meldung online, telefonisch oder im persönlichen Gespräch – ohne Hürden.

Unabhängig

Die Meldestelle arbeitet weisungsfrei und hat keine Interessenkonflikte.

Nachvollziehbar

Jede Meldung wird dokumentiert, geprüft und mit angemessenen Folgemaßnahmen bearbeitet.

Ein Beispiel aus der Praxis: Unser eigenes Hinweisgebersystem – anonym, ohne Speicherung von IP-Adressen und mit verschlüsselter Ablage.

Hinweisgebersystem für Ihr Unternehmen

Wir klären, welche Anforderungen für Sie gelten, und setzen eine passende Lösung um – von der Website bis zur Verfahrensordnung.

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Ihr Ansprechpartner

Badge Certified Corporate Compliance Specialist (CCCS)

Alen Gruber
Certified Corporate Compliance Specialist
Externer Geldwäschebeauftragter

info@gruber-partner.de

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