Aus der Begleitung zahlreicher Prüfungen kennen wir die Punkte, an denen Aufsichtsbehörden immer wieder ansetzen. Die gute Nachricht: Die meisten Mängel lassen sich mit überschaubarem Aufwand vermeiden.
1. Die Risikoanalyse ist ein Musterdokument
Allgemeine Vorlagen ohne Bezug zu Kunden, Produkten und Standorten des Unternehmens werden regelmäßig beanstandet. Die Aufsicht erwartet eine nachvollziehbare, unternehmensspezifische Bewertung.
2. Arbeitsanweisungen existieren nur auf dem Papier
Prüfer fragen Mitarbeiter direkt, wie sie vorgehen. Passen Antworten und Richtlinie nicht zusammen, wird das als Mangel gewertet. Kurze, verständliche Anweisungen und regelmäßige Kontrollen helfen.
3. Schulungen sind nicht nachweisbar
Ohne Teilnahmelisten oder Zertifikate gilt eine Schulung als nicht durchgeführt. Neue Mitarbeiter müssen vor Aufnahme ihrer Tätigkeit geschult werden.
4. Identifizierungen sind unvollständig
Fehlende Pflichtangaben, unleserliche Ausweiskopien oder nicht zulässige Dokumente (z. B. Führerschein) gehören zu den häufigsten Feststellungen.
5. Der Geldwäschebeauftragte ist nicht wirksam tätig
Bestellung ohne Anzeige, fehlender Stellvertreter oder keine dokumentierten Tätigkeiten – die Aufsicht prüft, ob die Funktion tatsächlich ausgefüllt wird.
6. Auffälligkeiten werden nicht dokumentiert
Auch wenn keine Verdachtsmeldung erfolgt, sollte die Prüfung einer Auffälligkeit und die Begründung der Entscheidung festgehalten werden.
7. Keine Überprüfung der Maßnahmen
Interne Sicherungsmaßnahmen müssen regelmäßig auf ihre Wirksamkeit überprüft werden (§ 6 Abs. 2 Nr. 7 GwG). Fehlen Kontrollprotokolle, fehlt der Nachweis.
Fazit
Wer seine Unterlagen regelmäßig mit dem Blick eines Prüfers durchgeht, kann einer Prüfung gelassen entgegensehen. Genau dabei unterstützen wir Sie: Prüfungsbegleitung