Wer Geschäfte mit Kunden, Lieferanten oder Investoren macht, sollte wissen, mit wem er es zu tun hat. Die Geschäftspartnerprüfung schützt vor Sanktionsverstößen, Geldwäsche, Korruption und Reputationsschäden – und ist für viele Unternehmen gesetzliche Pflicht.
Was ist eine Geschäftspartnerprüfung?
Bei der Geschäftspartnerprüfung – auch Business Partner Screening oder Integritäts-Due-Diligence genannt – prüfen Sie vor und während einer Geschäftsbeziehung, wer Ihr Geschäftspartner ist, wem er gehört und ob Risiken bestehen. Für Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz ist sie Teil der allgemeinen Sorgfaltspflichten („Know Your Customer“, §§ 10 ff. GwG).
Wer muss Geschäftspartner prüfen?
- Verpflichtete nach dem GwG – z. B. Güterhändler, Immobilienmakler, Glücksspielanbieter, Kunst- und Edelmetallhändler: Sie müssen Vertragspartner und wirtschaftlich Berechtigte identifizieren und risikobasiert prüfen.
- Alle Unternehmen müssen EU-Sanktionen einhalten: Gelistete Personen und Organisationen dürfen weder direkt noch indirekt Gelder oder wirtschaftliche Ressourcen erhalten. Das gilt unabhängig vom GwG.
- Unternehmen mit Compliance-Anspruch: Eine dokumentierte Prüfung hilft, Korruptions- und Haftungsrisiken der Geschäftsleitung zu begrenzen.
Was wird geprüft?
- Identität und Existenz: Name, Rechtsform, Sitz, Registernummer, z. B. über das Handelsregister.
- Wirtschaftlich Berechtigte: Wer steht wirklich dahinter? Angaben mit dem Transparenzregister abgleichen.
- Sanktionslisten: EU- und UN-Sanktionslisten, bei US-Bezug auch US-Listen.
- Politisch exponierte Personen: Ist der Partner oder sein wirtschaftlich Berechtigter eine PEP?
- Länderrisiko: Bezug zu Drittstaaten mit hohem Risiko?
- Negative Berichterstattung: Hinweise auf Betrug, Korruption, Sanktionsverstöße oder Ermittlungen.
- Plausibilität: Passen Geschäftszweck, Größe, Zahlungswege und Volumen zusammen?
Checkliste: Geschäftspartnerprüfung in 8 Schritten
- Risikoklasse des Geschäftspartners festlegen (niedrig, mittel, hoch).
- Stammdaten und Nachweise einholen (Registerauszug, Ausweis des Vertreters).
- Wirtschaftlich Berechtigte ermitteln und mit dem Transparenzregister abgleichen.
- Sanktionslisten- und PEP-Abgleich durchführen, Treffer prüfen.
- Negativ-Recherche (Medien, öffentliche Quellen).
- Ergebnis bewerten: Freigabe, Freigabe mit Auflagen oder Ablehnung.
- Prüfung vollständig dokumentieren und grundsätzlich fünf Jahre aufbewahren.
- Wiedervorlage festlegen und Sanktionslisten laufend abgleichen.
Wie tief muss geprüft werden?
Die Prüfung folgt dem risikobasierten Ansatz: Bei einem langjährigen inländischen Lieferanten mit klarer Eigentümerstruktur genügt meist eine Basisprüfung. Komplexe Beteiligungsketten, Bezüge zu Hochrisikoländern, PEPs oder ungewöhnliche Zahlungswege erfordern verstärkte Maßnahmen – etwa zusätzliche Nachweise zur Herkunft der Mittel oder die Freigabe durch die Geschäftsleitung.
Wie oft wird geprüft?
- Vor Beginn der Geschäftsbeziehung bzw. vor dem ersten Geschäft.
- Regelmäßig nach Risikoklasse – zum Beispiel jährlich bei hohem, alle zwei bis drei Jahre bei mittlerem und alle fünf Jahre bei niedrigem Risiko.
- Anlassbezogen – etwa bei Eigentümerwechsel, neuen Geschäftsfeldern oder Negativmeldungen.
- Laufend beim Sanktionslistenabgleich, denn die Listen ändern sich häufig.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen KYC und Geschäftspartnerprüfung?
KYC („Know Your Customer“) bezeichnet die Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden nach dem GwG. Die Geschäftspartnerprüfung ist weiter gefasst und schließt auch Lieferanten, Dienstleister, Vermittler und Investoren ein.
Was tun bei einem Treffer auf einer Sanktionsliste?
Zuerst prüfen, ob es wirklich dieselbe Person oder Organisation ist. Bestätigt sich der Treffer, dürfen keine Gelder oder wirtschaftlichen Ressourcen bereitgestellt werden. Eingefrorene Gelder sind in Deutschland der Deutschen Bundesbank zu melden; Verpflichtete nach dem GwG prüfen zusätzlich eine Verdachtsmeldung.
Reicht ein einmaliger Check beim Onboarding?
Nein. Eigentümer, Sanktionslisten und Risiken ändern sich. Ohne regelmäßige und anlassbezogene Aktualisierung ist die Prüfung schnell veraltet.
Geschäftspartnerprüfung auslagern oder selbst steuern: Wir übernehmen die Due Diligence und Geschäftspartnerprüfung sowie das Sanktionslisten- und PEP-Screening. Für die eigene Prüfung mit Dokumentation gibt es das Compliance-Cockpit.